Le Concept
La Conciergerie Tucaya Equateur est plus qu’un simple contact d’urgence, c’est un contact d’accompagnement personnalisé des voyageurs sur place, de leur départ en avion au moment où ils mettent le pied dans l’avion retour. Le sur-mesure s’impose jusqu’au séjour in situ. C’est la nouveauté mise en place depuis presque un an.
Pourquoi une conciergerie ?
"Etant en charge des Opérations in situ, mon rôle principal est d'être en contact direct avec les fournisseurs sur place pour le bon fonctionnement des activités ainsi que la symétrie d’informations entre le service acheté par l’agence ou le voyageur et, la prestation finale du service demandé." nous confie Daphné, chargée de la conciergerie pour Tucaya Ecuador.
"J’ai plusieurs missions à ma charge qui, toutes rassemblées, me permettent de centraliser toutes les informations d’une confirmation de vente, jusqu’aux confirmations de réservations (informations passagers, demandes spécifiques durant le séjour, les contacts directs des fournisseurs, la création du roadbook…)."
Tout ce suivi en amont permet donc une connaissance totale du dossier et une gestion fluide et rapide du séjour lorsque les passagers sont sur place. On le sait, il y a toujours des imprévus dans un voyage : des modifications de dernières minutes à faire ou des recommandations pour les voyageurs qui ont du temps libre. Un suivi personnalisé est rassurant, c'est à la fois un gain de temps mais aussi d'argent et une charge mentale en moins pour les guides et les chauffeurs sur place.
Le service Conciergerie de Daphné est donc disponible 24h/24 7j/7.
L’Equateur étant un pays Hispanophone, les locaux ne parlent pas toujours anglais, encore moins français, même dans le secteur du tourisme. Un support 100% francophone, qui maîtrise également l'anglais et l'espagnol est un énorme soutien pour les voyageurs. Dans le sens inverse, certains voyageurs n’ont pas de base d’espagnol non plus et considèrent le service de conciergerie comme une décharge mentale.
A qui cela s’adresse ?
Tous les voyageurs. Nous ne faisons pas de différence. Une fois la validation du voyage réalisée, Daphné échange avec les futurs voyageurs (informations sur le pays, lecture du roadbook, présentation du service de conciergerie...). Les voyageurs ont donc un premier échange avec Daphné avant d'arriver sur place, c'est souvent l'occasion d'échanger sur des questions qui reviennent régulièrement : Qu'emporter dans la valise ? Quelle est la météo sur place ? Où dîner le premier soir...
Avant même que les voyageurs commencent leur voyage, ils ont déjà un contact privilégié avec notre équipe.
Mise en place & suivi
Imaginons l’arrivée d’un groupe :
Confirmation d'un voyage -> c’est ici que le travail de Conciergerie commence :
Centralisation des informations de réservations, des données des passagers, des contacts de fournisseurs, du déroulement de séjour
Création du roadbook
Premier contact avec l’agence ET les passagers 2/3 jours avant le début de leur séjour
Une fois sur place, échanges sur Whatsapp si besoin peu importe l'heure/ le moment.
les recours au service de conciergerie en 2023
Perte/suivi de valises pour la récupérer sur place, meme avec un changement d'hôtels
Réservations/Recommendations last minute pour des voyageurs qui ont des envies spécifiques (changements de chambres, logements, essayer un nouveau restaurant)
Support aux guides en cas de route fermée ou accident sur place
Intermédiaire entre le corps médical et les voyageurs si urgences médicales ou besoin d’un suivi médical
Rapatriement d’urgence
Traductions
Collectes et gestion des avis (remerciements, recommandations, plaintes...)
Un véritable succès
C’est 100% validé et adoré par la clientèle !
Certains voyageurs sont plus demandeurs que d’autres. Mais c’est un réel soutien et appui de manière générale pour eux. Ils ont leur liberté et leur indépendance durant le séjour, tout en sachant qu’ils ont quelqu’un sur qui compter quand ils ont besoin.
Ce service permet d'avoir une relation de confiance pendant le séjour, les voyageurs sont rassurés et apprécient d'avoir une personne disponible si besoin que ce soit un appel, un message ou une note audio.